Giao diện tối
Đổi phòng & Gia hạn lưu trú
Phân hệ: Lễ tân & Sơ đồ phòng
Áp dụng cho: Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Chuyển phòng cho khách nhanh chóng, giữ nguyên tiền cọc và lịch sử chi phí.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Chuyển phòng lưu trú cho khách thuận tiện, giữ nguyên tiền cọc và toàn bộ chi phí phát sinh trước đó.
- Cập nhật gia hạn thêm giờ hoặc thêm ngày lưu trú khi khách có nhu cầu ở thêm.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Phòng mới muốn chuyển đến phải ở trạng thái trống sạch (ô màu xanh lá cây).
- Xác nhận lý do đổi phòng từ khách hàng (nâng cấp hạng phòng, sự cố trang thiết bị...).
3. Các bước thao tác
Hình: Bảng thao tác đổi phòng với tùy chọn chuyển tiếp toàn bộ hóa đơn
- Mở bảng đổi phòng:
- Trên sơ đồ phòng, bấm chuột phải vào phòng khách đang ở $\rightarrow$ chọn "Đổi phòng".
- Chọn phòng mới muốn chuyển đến:
- Chọn phòng trống sạch trong danh sách phòng khả dụng (ví dụ chuyển từ phòng 102 sang phòng 205).
- Chọn phương thức chuyển tiếp hóa đơn:
- Chuyển tiếp hóa đơn (Khuyên dùng): Toàn bộ tiền phòng cũ, tiền nước và tiền cọc được gộp sang phòng mới. Khách thanh toán 1 lần khi trả phòng.
- Thanh toán phòng cũ ngay: Thu tiền phòng cũ trước, sau đó tạo lượt ở mới cho phòng đích.
- Nhập lý do & Xác nhận:
- Nhập lý do (ví dụ: Khách thích tầng cao, Đổi phòng đôi, Điều hòa trục trặc).
- Bấm "Xác nhận đổi phòng".
- Phòng cũ tự động chuyển sang màu cam (chờ dọn) và tắt điện; phòng mới chuyển sang màu đỏ và tự bật điện.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Kiểm tra minibar phòng cũ trước khi đổi: Hỏi khách hoặc gọi buồng phòng kiểm tra nhanh xem khách đã dùng đồ uống ở phòng cũ chưa để cộng vào hóa đơn trước khi chuyển sang phòng mới.
- Gia hạn thêm giờ lưu trú: Nhấn phím
F3tại ô phòng đang ở $\rightarrow$ chọn lại thời gian trả phòng mới rồi bấm Lưu thay đổi để tránh phòng bị đổi sang màu tím quá giờ.