Giao diện tối
Bàn giao ca trực & Kiểm đếm tiền két
Phân hệ: Hóa đơn & Thu ngân
Áp dụng cho: Lễ tân ca cũ, Lễ tân ca mới, Quản lý
Thời gian thao tác: 5 phút cuối mỗi ca
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Bàn giao trách nhiệm tiền mặt và công việc tồn đọng giữa nhân viên ca cũ và nhân viên ca mới.
- Kiểm đếm tiền mặt theo từng mệnh giá, đảm bảo khớp 100% với số dư sổ quỹ trên phần mềm.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Cả nhân viên ca cũ và ca mới đều có mặt trực tiếp tại quầy tiếp đón.
- Tất cả các khoản thu/chi phát sinh trong ca đã được cập nhật đầy đủ vào phần mềm.
3. Các bước thao tác
Hình: Cửa sổ kiểm đếm tiền theo từng mệnh giá và biên bản giao ca
- Mở cửa sổ bàn giao ca trực:
- Trên thanh công cụ trên cùng, bấm nút "Bàn giao ca" (hoặc vào menu Sổ quỹ $\rightarrow$ chọn Giao ca).
- Kiểm đếm tiền thực tế theo từng mệnh giá:
- Cả hai nhân viên cùng mở két đếm tiền mặt thực tế.
- Nhập số lượng tờ tiền vào bảng: Có bao nhiêu tờ 500k, 200k, 100k, 50k, 20k, 10k...
- Hệ thống tự động nhân tiền và hiển thị kết quả đối chiếu:
- Khớp 100% (Chênh lệch 0đ): Tiền thực tế khớp hoàn hảo với sổ sách.
- Thừa hoặc Thiếu: Nếu có chênh lệch, kiểm tra lại xem có khoản thu/chi nào quên chưa nhập máy.
- Ghi chú các công việc bàn giao:
- Ghi lại các việc cần ca sau chú ý: Phòng 201 hẹn 14:00 trả phòng, Khách phòng 302 gửi đồ giặt ủi...
- Ký xác nhận và in biên bản giao ca:
- Hai nhân viên xác nhận và bấm nút "Hoàn tất giao ca".
- Máy in tự động in phiếu bàn giao ca để kẹp lưu vào sổ sách kế toán. Ca làm việc mới chính thức bắt đầu.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Bắt buộc cả hai người cùng đếm: Ca cũ và ca mới phải cùng có mặt đếm tiền tại quầy. Tuyệt đối không giao ca qua điện thoại hoặc để ca mới tự đếm một mình nhằm tránh tranh cãi về tiền bạc sau này.
- Xử lý khi két bị thiếu tiền: Nếu kiểm đếm bị thiếu tiền mặt mà không tìm ra nguyên nhân, nhân viên ca cũ phải ghi rõ số tiền thiếu vào biên bản giao ca để Quản lý giải quyết theo quy chế bồi thường của khách sạn.