Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Luồng phối hợp buồng phòng & Cấp điện dọn dẹp ​

Chuyên mục: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ (Workflows)
Áp dụng cho: Nhân viên Buồng phòng, Nhân viên Lễ tân, Quản lý cơ sở
Phương thức thực hiện: Ứng dụng di động quét mã QR không cần mật khẩu hoặc Thao tác quầy

1. Biểu đồ luồng quy trình tổng thể (Mermaid Workflow) ​

Dưới đây là sơ đồ chi tiết luồng phối hợp giữa quầy lễ tân và bộ phận buồng phòng, hỗ trợ cả 2 phương thức: điều phối bằng điện thoại thông minh và thao tác thủ công tại quầy:

2. Giải thích chi tiết từng bước quy trình ​

Bước 1: Khách trả phòng & Tự động ngắt điện phòng ​

  • Ngay sau khi lễ tân bấm hoàn tất trả phòng cho khách:
    • Thẻ phòng trên màn hình quầy lập tức chuyển từ màu đỏ sang màu Cam (Trống bẩn - Cần dọn).
    • Rơ-le điều khiển điện tự động ngắt nguồn sau 30 giây để chống lãng phí điện năng và ngăn ngừa việc nhân viên tự ý sử dụng phòng trống.

Bước 2: Nhân viên buồng phòng nhận nhiệm vụ ​

Khách sạn có thể áp dụng 1 trong 2 phương thức điều phối:

Phương thức 1 — Ứng dụng Di động Quét mã QR 1-Chạm (Khuyến nghị cao nhất): ​

  1. Lễ tân mở mã QR: Nhấn nút "QR Buồng phòng" trên thanh tiêu đề quầy lễ tân. Hộp thoại hiển thị mã QR ca làm việc hiện ra.

Mã QR điều phối buồng phòng không cần tài khoảnHình 1: Mã QR tiện ích điều phối buồng phòng di động không cần mật khẩu đăng nhập

  1. Quét mã tức thì: Nhân viên buồng phòng dùng camera điện thoại hoặc ứng dụng Zalo quét mã QR trên màn hình quầy.
  2. Không cần tài khoản hay mật khẩu: Màn hình điện thoại hiển thị ngay danh sách các phòng đang cần dọn dẹp, sắp xếp theo tầng và mức độ ưu tiên.

Giao diện di động ứng dụng buồng phòngHình 2: Giao diện di động dành riêng cho nhân viên buồng phòng cập nhật trạng thái phòng sạch

Phương thức 2 — Thao tác thủ công tại quầy lễ tân: ​

  • Nếu nhân viên buồng phòng không mang theo điện thoại thông minh:
    • Lễ tân nhấp chuột phải vào thẻ phòng màu vàng cam trên sơ đồ.
    • Bấm chọn "+30p Cấp điện dọn phòng". Rơ-le sẽ tự động đóng điện trong đúng 30 phút để nhân viên dọn dẹp.

Bước 3: Bắt đầu dọn phòng & Tự động cấp điện ​

  1. Khi nhân viên buồng phòng bước vào phòng, họ chỉ cần bấm nút "BẮT ĐẦU DỌN" trên màn hình điện thoại.
  2. Hệ thống tự động kích hoạt:
    • Rơ-le thông minh tự động đóng điện, bật sáng đèn và quạt thông gió trong phòng.
    • Thẻ phòng trên máy tính lễ tân nhấp nháy biểu tượng chổi quét, thông báo cho quầy biết phòng đang được dọn dẹp thực tế.
  3. Nhân viên tiến hành thay ga trải giường, vỏ gối, bổ sung khăn tắm, kiểm kê số lượng đồ uống minibar đã sử dụng và lau dọn vệ sinh.
  4. Nếu phát hiện đồ đạc bị hỏng hóc hoặc khách để quên tài sản, nhân viên bấm vào nút "Báo hỏng / Khách quên đồ" trên điện thoại để chụp ảnh gửi thẳng về quầy lễ tân.

Bước 4: Hoàn tất dọn phòng & Sẵn sàng đón khách mới ​

  1. Khi dọn dẹp xong, nhân viên bấm nút "ĐÃ XONG - PHÒNG SẠCH" trên điện thoại.
  2. Phản hồi tức thì trên hệ thống:
    • Máy tính quầy lễ tân phát âm thanh thông báo "Ting!".
    • Thẻ phòng trên sơ đồ chuyển ngay từ màu vàng cam sang màu Xanh lá cây (Trống sạch - Vacant Clean).
    • Rơ-le tự động ngắt điện phòng để tiết kiệm năng lượng, sẵn sàng chờ đón lượt khách tiếp theo.
  3. Ngay lập tức, lễ tân quầy có thể bấm phím F2 để nhận khách mới vào căn phòng vừa dọn sạch mà không cần phải gọi bộ đàm hay chạy lên tầng kiểm tra.