Giao diện tối
Phân quyền vai trò & Mã PIN quản trị
Phân hệ: Hướng dẫn & Trợ giúp
Áp dụng cho: Chủ khách sạn, Quản lý, Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán
Mục tiêu: Rõ ràng trách nhiệm từng vị trí, bảo vệ tiền bạc và tránh nhầm lẫn.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn giữa 4 bộ phận: Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán và Quản lý.
- Kiểm soát các thao tác nhạy cảm (giảm giá, sửa giờ, hủy phòng) bằng mã PIN Quản trị nhằm chống thất thoát.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Quản lý đã thiết lập danh sách nhân viên và cấp quyền tương ứng cho từng bộ phận.
- Quản lý và Chủ khách sạn nắm giữ mã PIN Quản trị bảo mật (4 chữ số).
3. Các bước thao tác
Hình: Đăng nhập ca làm việc nhanh bằng mã PIN 4 số cá nhân
- Đăng nhập theo đúng vai trò: Nhân viên chọn đúng tên tài khoản của mình và nhập mã PIN 4 số khi bắt đầu ca làm việc.
- Thực hiện thao tác trong thẩm quyền: Lễ tân thực hiện nhận/trả phòng; Buồng phòng cập nhật phòng sạch trên điện thoại; Kế toán theo dõi thu chi sổ quỹ.
- Yêu cầu phê duyệt khi gặp thao tác nhạy cảm: Khi lễ tân cần giảm giá phòng, sửa lùi giờ vào hoặc hủy nhận phòng quá 15 phút, hệ thống sẽ hiện hộp thoại yêu cầu mã xác nhận.
- Quản lý xác nhận trực tiếp: Quản lý trực tiếp nhập mã PIN 4 số của Quản lý để hệ thống ghi nhận phê duyệt vào nhật ký kiểm toán.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Không chia sẻ mã PIN: Nhân viên tuyệt đối không chia sẻ mã cá nhân hoặc hỏi xin mã PIN Quản lý để thao tác hộ.
- Quản lý vắng mặt: Nếu Quản lý không có mặt tại quầy, nhân viên ghi chú lý do vào hóa đơn để Quản lý duyệt sau qua sổ nhật ký.