Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Quản lý sổ quỹ thu - chi tiền mặt trong ca ​

Phân hệ: Hóa đơn & Thu ngân
Áp dụng cho: Thu ngân, Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Ghi nhận mọi khoản tiền ra vào két quầy, kiểm soát số dư két chuẩn xác từng đồng.

1. Mục tiêu nghiệp vụ ​

  • Kiểm soát toàn bộ dòng tiền mặt luân chuyển tại quầy lễ tân trong từng ca làm việc.
  • Lập phiếu thu và phiếu chi tức thì khi có giao dịch tiền mặt ngoài tiền phòng, đảm bảo tiền két luôn khớp số sách.

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị ​

  • Đã mở ca làm việc và ghi nhận số tiền mặt đầu ca trong két.
  • Có chứng từ, hóa đơn bán lẻ hoặc người nhận tiền ký nhận khi xuất tiền chi.

3. Các bước thao tác ​

Sổ quỹ tiền mặtHình: Màn hình sổ quỹ tiền mặt theo dõi chi tiết từng khoản thu và số dư tồn két

  1. Mở màn hình quản lý sổ quỹ:
    • Vào menu "Thu ngân" $\rightarrow$ chọn mục "Sổ quỹ".
    • Màn hình hiển thị danh sách toàn bộ các khoản thu/chi và số dư tiền mặt hiện tại trong két quầy.
  2. Lập phiếu chi tiền mặt (khi xuất tiền khỏi két):
    • Bấm nút "+ Lập phiếu chi" ở góc phải màn hình.
    • Nhập số tiền lấy ra khỏi két (ví dụ: 150.000đ).
    • Chọn mục chi (Mua đồ dùng buồng phòng, Mua nước uống minibar, Tiền rác, Tạm ứng...).
    • Nhập họ tên người nhận tiền $\rightarrow$ bấm "Xác nhận chi tiền".
  3. Lập phiếu thu ngoài tiền phòng (thu nợ cũ, nộp cọc trực tiếp):
    • Bấm nút "+ Lập phiếu thu".
    • Nhập số tiền thu, chọn lý do thu và tên người nộp tiền.
    • Bấm "Xác nhận thu tiền" $\rightarrow$ số dư két trên máy tự động tăng lên tương ứng.
  4. Theo dõi cân đối số dư ca trực:
    • Kiểm tra số dư hiển thị trên phần mềm định kỳ trong ca để đảm bảo luôn bằng đúng số tiền mặt thực tế trong ngăn kéo quầy.

Hộp thoại lập phiếu chiHình: Cửa sổ lập phiếu chi tiền mặt theo quy định kế toán

4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp ​

  • Lấy hóa đơn bán lẻ kẹp chứng từ: Khi chi tiền cho nhân viên ra ngoài mua đồ, nhắc nhân viên lấy hóa đơn bán lẻ hoặc chụp ảnh hàng mua về để kẹp cùng phiếu chi phục vụ kiểm tra cuối tháng.
  • Tiền phòng tự động ghi sổ: Khi bấm nhận phòng (F2) hoặc trả phòng (F9) bằng tiền mặt, hệ thống tự động ghi tăng vào két, lễ tân không cần lập phiếu thu thủ công.