Giao diện tối
Luồng giao ca & Kiểm toán đêm
Chuyên mục: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ (Workflows)
Áp dụng cho: Nhân viên Lễ tân các ca, Quản lý khách sạn, Kế toán kiểm toán
Khung giờ thực hiện: Cuối mỗi ca trực (giao ca) và từ 23:30 đến 02:00 sáng (kiểm toán đêm)
1. Biểu đồ luồng quy trình tổng thể (Mermaid Workflow)
Dưới đây là sơ đồ kết hợp hoàn chỉnh giữa quy trình bàn giao két ca trực của lễ tân và quy trình kiểm toán đêm khóa sổ ngày kinh doanh:
2. Giải thích chi tiết từng phần quy trình
Phần 1: Bàn giao ca trực quầy lễ tân (Shift Handover)
- Mở hộp thoại bàn giao: 15 phút trước khi hết giờ làm việc, nhân viên trực ca nhấp vào nút "Giao ca" trên thanh tiêu đề chính.
- Kiểm đếm tiền két thực tế: Lễ tân mở ngăn kéo đựng tiền mặt quầy, đếm toàn bộ các tờ tiền theo từng mệnh giá và nhập tổng số tiền vào ô "Tiền thực đếm".
Hình 1: Bảng tính đối soát két 3 cột và biên bản bàn giao ca trực của nhân viên lễ tân
- Cơ chế đối soát 3 cột bất biến:
- Hệ thống tự động tính toán số dư lý thuyết theo công thức: $$\text{Tiền lý thuyết} = \text{Tiền đầu ca} + \text{Thu tiền mặt trong ca} - \text{Chi tiền mặt} - \text{Rút nộp Quản lý}$$
- Trường hợp khớp tiền (100%): Màn hình hiện huy hiệu màu xanh lá cây "Khớp quỹ 100%".
- Trường hợp lệch tiền (Thừa hoặc Thiếu): Màn hình hiển thị cảnh báo màu đỏ. Lễ tân rà soát lại các hóa đơn xem có trường hợp nào khách chuyển khoản VietQR nhưng bấm nhầm "Tiền mặt" hay không. Nếu có, nhờ Quản lý nhập mã PIN để thực hiện Đảo bút toán điều chỉnh. Nếu là chênh lệch tiền mặt thực tế, bắt buộc phải nhập giải trình vào ô "Lý do chênh lệch".
- Ký nhận ca mới: Lễ tân ca tiếp theo kiểm đếm lại số tiền, nhập mã PIN tài khoản của mình để xác nhận tiếp nhận bàn giao két và in biên bản bàn giao 2 liên lưu trữ.
Phần 2: Quy trình Kiểm toán đêm & Chuyển ngày (Night Audit)
Quy trình này thường được Quản lý hoặc Chủ khách sạn thực hiện vào khung giờ từ 23:30 đến 02:00 sáng:
Hình 2: Màn hình Kiểm toán đêm giải quyết các ngoại lệ phòng và khóa số liệu doanh thu ngày
- Bước 1 — Xử lý ngoại lệ phòng:
- Rà soát các phòng quá hạn trả phòng: Lựa chọn bấm "Gia hạn phòng" (nếu khách ở tiếp) hoặc bấm "Hoàn tất trả phòng" (nếu khách đã đi).
- Rà soát các đơn đặt trước chưa đến: Lựa chọn bấm "Giữ phòng sáng mai" hoặc đánh dấu "No-show" để thu phạt theo chính sách.
- Bước 2 — Đối soát sổ quỹ ngày:
- Xác nhận tổng doanh thu tiền mặt, ngân hàng VietQR và công nợ phát sinh trong toàn bộ ngày kinh doanh.
- Bước 3 — Khóa sổ chuyển ngày:
- Nhấn nút màu đỏ "Chốt sổ ngày". Hệ thống thực hiện khóa toàn vẹn dữ liệu, đánh dấu trạng thái đã kiểm toán và tự động mở ngày làm việc mới.
- Bước 4 — Xuất báo cáo & In phiếu Z-Report:
- In Báo cáo chốt ngày Z-Report khổ giấy nhiệt K80.
- Xuất tệp khai báo tạm trú an ninh trật tự (ANTT) gửi cơ quan Công an và xuất Sổ doanh thu Mẫu S2a theo Thông tư 88.