Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Đối soát công nợ sàn OTA (Go2Joy, Agoda...) ​

Phân hệ: Quản lý công nợ
Áp dụng cho: Kế toán, Quản lý
Thời gian thao tác: 5 phút mỗi kỳ đối soát

1. Mục tiêu nghiệp vụ ​

  • So khớp từng mã đơn đặt phòng giữa bảng sao kê của sàn OTA với lịch sử lưu trú thực tế tại khách sạn.
  • Gạch nợ trên phần mềm khi sàn chuyển khoản về tài khoản ngân hàng, giảm số dư nợ dứt điểm.

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị ​

  • Có bảng sao kê chi tiết kỳ thanh toán từ sàn OTA (Go2Joy, Agoda, Booking.com...).
  • Thông báo biến động số dư ngân hàng xác nhận tiền từ sàn đã về tài khoản khách sạn.

3. Các bước thao tác ​

Thêm đối tác công nợHình: Cửa sổ thêm đối tác OTA và cài đặt hạn mức nợ

  1. Lọc đơn theo sàn và kỳ thanh toán:
    • Vào mục "Công nợ" $\rightarrow$ chọn đối tác cần đối soát (ví dụ: Go2Joy hoặc Agoda).
    • Chọn khoảng ngày đối soát tương ứng với bảng sao kê của sàn (ví dụ: từ ngày 1 đến ngày 15).
  2. So khớp từng mã đơn đặt phòng:
    • Cầm bảng sao kê sàn gửi, kiểm tra lần lượt: Mã đơn, số phòng, số đêm và số tiền thực thu sau chiết khấu.
    • Nếu có đơn nào lệch số liệu: Bấm vào mã đơn trên phần mềm để kiểm tra lại lịch sử giờ vào/ra thực tế.
  3. Thực hiện gạch nợ khi nhận tiền:
    • Khi ngân hàng báo tiền đã vào tài khoản, bấm nút "Gạch nợ / Thu tiền đối tác".
    • Nhập số tiền thực nhận và chọn tài khoản ngân hàng tiếp nhận tiền.
  4. Xác nhận hoàn tất quyết toán:
    • Bấm nút "Xác nhận thanh toán".
    • Số dư nợ của sàn trên phần mềm tự động giảm về 0đ và bút toán được ghi vào sổ cái.

4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp ​

  • Khách hủy nhưng sàn vẫn tính phí hoa hồng: Lưu lại bằng chứng hủy phòng trên hệ thống để khiếu nại với bộ phận hỗ trợ đối tác của sàn nhằm hoàn lại phí hoa hồng.
  • Tiền về tài khoản bị trừ phí chuyển tiền: Ghi nhận khoản phí chuyển khoản ngân hàng vào phiếu chi phí ngân hàng để số dư công nợ được tất toán chính xác.