Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Luồng trả phòng & Quyết toán đa kênh ​

Chuyên mục: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ (Workflows)
Áp dụng cho: Nhân viên Lễ tân, Thu ngân quầy, Kế toán doanh thu
Thời gian thực hiện tiêu chuẩn: Dưới 30 giây quyết toán

1. Biểu đồ luồng quy trình tổng thể (Mermaid Workflow) ​

Dưới đây là sơ đồ chi tiết toàn bộ các nhánh thao tác từ lúc khách báo trả phòng tại quầy đến khi quyết toán, in hóa đơn và hệ thống tự động đếm ngược ngắt điện phòng:

2. Giải thích chi tiết từng bước quy trình ​

Giai đoạn 1: Kích hoạt Hộp thoại Trả phòng (1 thao tác) ​

Lễ tân kích hoạt màn hình quyết toán bằng 1 trong 2 cách siêu tốc:

  • Cách 1 — Quẹt thẻ từ NFC 1-chạm: Khi khách trả lại thẻ phòng, lễ tân cầm thẻ chạm nhẹ lên đầu đọc RFID đặt tại quầy. Hệ thống đọc mã thẻ, tự động định danh đúng số phòng và bật mở hộp thoại Trả phòng trong vòng 1 giây.
  • Cách 2 — Phím tắt F9: Nhấp chuột vào thẻ phòng của khách trên sơ đồ phòng, nhấn phím tắt F9 trên bàn phím máy tính.

Hộp thoại trả phòng và xem hóa đơn tạm tínhHình 1: Hộp thoại Trả phòng và xem bảng kê chi tiết chi phí lưu trú (Checkout Breakdown)

Giai đoạn 2: Bóc tách Bảng kê chi phí ​

Hệ thống tự động phân rã minh bạch 5 khoản mục chi phí:

  1. Tiền phòng gốc: Tính chính xác theo gói thuê đã đăng ký (Giờ / Qua đêm / Ngày).
  2. Phụ thu quá giờ: Thuật toán tự động đối chiếu với thời gian ân hạn miễn phí (10–15 phút). Nếu khách ở lố nằm trong khoảng ân hạn, tiền phụ thu là 0 đ. Nếu vượt quá, tính đúng theo bậc thang quy định.
  3. Phụ thu thêm người: Tự động nhân theo số khách vượt định mức tiêu chuẩn và số đêm ở.
  4. Tiền minibar & dịch vụ: Tổng hợp toàn bộ các đồ uống, mì tôm, dịch vụ giặt ủi khách đã dùng trong thời gian lưu trú.
  5. Khấu trừ tiền cọc: Tự động trừ số tiền tạm ứng mà khách đã nộp lúc nhận phòng, đưa ra Số tiền còn phải thanh toán cuối cùng.

Giai đoạn 3: Thanh toán đa kênh linh hoạt ​

Lễ tân hướng dẫn khách lựa chọn hình thức thanh toán thuận tiện nhất:

Thanh toán VietQR động và ghi nợ phòngHình 2: Mã VietQR động hiển thị tự động trên màn hình trả phòng quầy thu ngân

  • Kênh 1 — Quét mã VietQR động: Màn hình hiển thị mã QR có sẵn số tiền và mã chuyển khoản TP{roomId} RELUK. Khách mở app ngân hàng quét mã, tiền bắn thẳng vào tài khoản Chủ hoặc Công ty. Lễ tân kiểm tra thông báo tiền về rồi bấm xác nhận.
  • Kênh 2 — Tiền mặt két quầy: Nhập số tiền mặt khách đưa, phần mềm tính số tiền thừa cần thối lại cho khách và cộng tiền vào sổ quỹ tiền mặt của ca trực.
  • Kênh 3 — Đơn sàn OTA (Go2Joy, Agoda, Booking): Tiền phòng được chuyển nợ sang sàn thu hộ. Nếu khách có dùng thêm minibar phát sinh ngoài gói, lễ tân thu riêng khoản minibar này bằng VietQR hoặc tiền mặt.

Giai đoạn 4: In hóa đơn & Tự động ngắt điện phòng an toàn ​

  1. Nhấn phím F1 hoặc bấm nút "Xác nhận đã nhận tiền & Trả phòng".
  2. Chuỗi tác vụ tự động của hệ thống:
    • Máy in bill nhiệt: Tự động in hóa đơn thanh toán sắc nét giao cho khách kiểm tra.
    • Đếm ngược ngắt điện an toàn: Hệ thống bắt đầu đếm ngược 30 giây (độ trễ an toàn). Sau 30 giây, rơ-le thông minh tự động ngắt toàn bộ điện phòng để tiết kiệm điện và chống dùng phòng lén lút.
    • Cập nhật trạng thái buồng phòng: Thẻ phòng trên sơ đồ lập tức chuyển từ màu đỏ sang màu Cam (Trống bẩn - Cần dọn), đồng thời thông báo buồng phòng sẵn sàng đến dọn.