Giao diện tối
Quản lý tạm ứng & Bồi thường nội bộ
Phân hệ: Quản lý công nợ
Áp dụng cho: Quản lý, Kế toán, Lễ tân
Mục tiêu: Ghi nhận tiền tạm ứng và xử lý rõ ràng khi phát sinh sự cố quên thu tiền tại quầy.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Quản lý các khoản tiền tạm ứng tiền lương hoặc tạm ứng đi chợ mua sắm của nhân viên.
- Xử lý các tình huống quên thu tiền tại quầy bằng cách ghi nhận trách nhiệm để giải phóng phòng đón khách mới.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Có phiếu tạm ứng ký xác nhận hoặc biên bản ghi nhận sự cố ca trực.
- Được sự phê duyệt của Quản lý ca hoặc Chủ cơ sở lưu trú.
3. Các bước thao tác
Hình: Màn hình xử lý bồi hoàn và thu tiền công nợ nội bộ
- Ghi nhận sự cố khi khách rời đi chưa thanh toán:
- Tại cửa sổ trả phòng (F9), nếu khách đã rời đi mà chưa thanh toán, chọn hình thức "Ghi nhận nợ trách nhiệm".
- Chọn tên nhân viên ca trực $\rightarrow$ nhập lý do $\rightarrow$ bấm xác nhận để phòng được giải phóng cho buồng phòng dọn.
- Ghi nhận tạm ứng tiền mặt nội bộ:
- Vào Sổ quỹ $\rightarrow$ lập phiếu chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên đi mua đồ hoặc tạm ứng lương.
- Khoản tiền này tự động chuyển sang theo dõi tại mục Công nợ nội bộ.
- Thực hiện bồi thường hoặc khấu trừ:
- Nhân viên nộp lại tiền mặt vào két hoặc trừ vào kỳ thanh toán lương cuối tháng.
- Kế toán vào mục "Công nợ nhân viên" $\rightarrow$ bấm "Đã hoàn trả" để đóng khoản nợ.
- Bồi hoàn cho nhân viên khi khách quay lại nộp tiền:
- Khi khách cũ quay lại thanh toán tiền phòng $\rightarrow$ bấm nút "Thu tiền khách nợ".
- Hệ thống tự động thông báo hoàn trả lại số tiền mà nhân viên đã bồi thường trước đó.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Bảo vệ quyền lợi nhân viên: Hệ thống tự động lưu vết để khi khách thanh toán sau này, nhân viên sẽ nhận lại đúng số tiền đã bỏ ra đền bù.
- Biên bản xác nhận sự cố: Mọi trường hợp khách rời đi chưa thanh toán đều cần lập biên bản nhanh để làm căn cứ xử lý rõ ràng, tránh hiểu lầm trong ca.