Giao diện tối
Tiếp nhận đặt phòng lẻ & Thu tiền cọc
Phân hệ: Quản lý đặt phòng
Áp dụng cho: Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Tạo đơn đặt phòng từ khách gọi điện/nhắn tin, giữ chỗ và ghi nhận tiền cọc.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Tiếp nhận và tạo đơn đặt phòng cho khách lẻ qua điện thoại, tin nhắn hoặc trực tiếp tại quầy.
- Khóa phòng giữ chỗ trên lịch và ghi nhận tiền đặt cọc chính xác vào sổ quỹ.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Xác nhận khoảng thời gian lưu trú và hạng phòng khách có nhu cầu đặt.
- Có phòng trống khả dụng trong khoảng thời gian khách yêu cầu.
3. Các bước thao tác
Hình: Cửa sổ tạo đơn đặt phòng lẻ và ghi nhận tiền đặt cọc
- Mở cửa sổ tạo đơn đặt phòng:
- Vào menu "Đặt phòng" $\rightarrow$ bấm nút "+ Đặt phòng mới" (hoặc kéo chuột chọn khoảng ngày trên màn hình Lịch đặt phòng).
- Nhập thông tin lưu trú của khách:
- Nhập họ tên khách và số điện thoại liên hệ.
- Chọn ngày giờ nhận phòng và ngày giờ trả phòng dự kiến.
- Chọn loại phòng và số phòng cụ thể (ví dụ: phòng 201).
- Ghi nhận tiền đặt cọc:
- Nhập số tiền khách cọc (ví dụ: 200.000đ hoặc 50% tiền phòng).
- Chọn nhận bằng Tiền mặt hoặc Chuyển khoản VietQR.
- Bấm "Lưu đơn đặt phòng". Phòng lập tức được giữ chỗ trên lịch, không sợ bị bán nhầm cho người khác.
- Đón khách khi đến nhận phòng:
- Tìm đơn đặt phòng $\rightarrow$ bấm "Nhận phòng (F2)". Tiền cọc sẽ tự động trừ vào hóa đơn khi trả phòng.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Khách chưa chuyển khoản cọc: Nếu khách chỉ hẹn giữ chỗ miệng mà chưa cọc: Chọn trạng thái "Giữ chỗ tạm" và hẹn giờ khách phải chuyển cọc. Quá giờ hẹn mà khách không chuyển tiền, hệ thống sẽ nhắc để hủy giữ chỗ bán cho khách khác.
- Khách đổi ý muốn dời ngày: Bấm nút "Sửa lịch trình" trên đơn đặt phòng để chuyển sang ngày mới mà vẫn giữ nguyên số tiền cọc đã thu.