Giao diện tối
Từ điển thuật ngữ chuyên ngành khách sạn & RelukPMS
Tài liệu tham khảo nghiệp vụ chuẩn mực
Áp dụng cho: Toàn bộ nhân sự khách sạn (Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán, Quản lý và Chủ cơ sở)
Hình 1: Hệ thống thuật ngữ nghiệp vụ được tích hợp đồng bộ trên toàn bộ giao diện RelukPMS
1. Thuật ngữ Quầy tiếp đón & Sơ đồ phòng (Front Desk & Room Rack)
Sơ đồ phòng (Room Rack / Room Board)
Màn hình lưới trực quan mô phỏng toàn bộ các phòng theo từng tầng lầu của khách sạn, sử dụng màu sắc thời gian thực để phản ánh trạng thái vật lý của phòng:
- Màu xanh lá cây (Vacant Clean): Phòng trống sạch sẽ, sẵn sàng đón khách mới.
- Màu đỏ Burgundy (Occupied): Phòng đang có khách lưu trú và đang tích lũy chi phí.
- Màu vàng cam (Dirty / Cleaning): Phòng vừa trả, đang cần dọn dẹp vệ sinh hoặc đang dọn dẹp.
- Màu xanh dương (Booked): Phòng đã được phân bổ cho khách đặt trước.
- Màu xám (Maintenance): Phòng đang khóa để sửa chữa, bảo trì kỹ thuật.
Nhận phòng nhanh (Fast Check-in - F2)
Quy trình đón tiếp khách vào nhận phòng với thời gian thao tác tối ưu (dưới 5 giây), tích hợp quét Căn cước công dân tự động, chọn gói cước và kích hoạt đóng điện phòng.
Trả phòng & Quyết toán (Fast Checkout - F9)
Quy trình tất toán chi phí lưu trú khi khách rời khách sạn, tự động bóc tách từng khoản mục cước phí, thu ngân đa kênh, in hóa đơn và ngắt điện phòng sau 30 giây.
Bảng kê chi phí lưu trú (Guest Folio / Running Bill)
Bảng tổng hợp chi tiết toàn bộ các khoản chi phí tích lũy trong suốt thời gian khách ở tại khách sạn, bao gồm tiền phòng, phụ thu và dịch vụ phát sinh.
Bảng phân tích quyết toán (Checkout Breakdown)
Màn hình bóc tách chi tiết từng thành phần chi phí trước khi thanh toán: tiền phòng gốc, phụ thu quá giờ, phụ thu thêm người, tiền minibar tiêu thụ và khấu trừ tiền đặt cọc.
Thời gian ân hạn (Grace Period)
Khoảng thời gian linh hoạt (mặc định 10 đến 15 phút) cho phép khách trả phòng trễ sau khi hết giờ mà không bị hệ thống tính thêm tiền phạt làm tròn sang block giờ mới.
Quy tắc đổi phòng cuối cùng (LAST_ROOM Rule)
Nguyên tắc tính cước công bằng khi khách chuyển phòng giữa ca: toàn bộ thời gian lưu trú được quy đổi và áp dụng theo biểu giá của căn phòng mới nhất mà khách đang sử dụng.
2. Thuật ngữ Quản lý đặt phòng & Kênh bán (Reservations & Channels)
Biểu đồ Tape Chart (Gantt Chart Đặt phòng)
Lịch biểu ma trận đa trục thể hiện tình trạng đặt phòng theo chiều ngang thời gian (ngày và giờ) và chiều dọc số phòng, giúp lễ tân quan sát tổng thể công suất và xếp phòng đón khách.
Đặt phòng đoàn (Group Booking / Master Room)
Nghiệp vụ quản lý một đoàn khách gồm nhiều phòng. Một phòng được chọn làm Phòng chính (Master Room) để hợp nhất toàn bộ tiền phòng và chi phí dùng chung của đoàn vào một hóa đơn duy nhất.
Đồng bộ kênh OTA (OTA Channel Sync)
Cơ chế tự động kết nối và đồng bộ lịch phòng trống, thông tin đơn đặt phòng giữa khách sạn và các sàn du lịch trực tuyến (Go2Joy, Agoda, Booking.com, Traveloka).
Khóa phòng dừng bán (Stop-Sell)
Thao tác khóa nhanh số lượng phòng trống trên các kênh bán trực tuyến khi khách sạn đã kín phòng, nhằm ngăn chặn 100% rủi ro trùng phòng (Overbooking).
Khách không đến (No-show)
Trường hợp khách đã đặt phòng trước nhưng không đến nhận phòng và không thông báo hủy theo đúng thời hạn quy định.
3. Thuật ngữ Kế toán, Thu ngân & Sổ cái (Invoices, Cashbook & Ledger)
Sổ cái bất biến (Append-Only Ledger)
Nguyên lý kế toán hiện đại nghiêm cấm việc bấm nút xóa hoặc chỉnh sửa đè lên các giao dịch tài chính cũ. Mọi bút toán phát sinh đều được lưu vết vĩnh viễn nhằm chống gian lận thu ngân.
Hủy do nhập nhầm (Void - voided)
Thao tác hủy một đơn phòng do nhân viên lễ tân bấm nhầm trong 15 phút đầu. Đơn này được loại trừ 100% khỏi mọi báo cáo doanh thu, công suất phòng và sổ thuế.
Hủy đặt phòng (Cancel - cancelled)
Sự kiện khách đã đặt phòng trước nhưng sau đó gọi điện báo hủy hoặc vi phạm chính sách đặt cọc. Giao dịch vẫn lưu vết lịch sử để phục vụ thống kê tỷ lệ hủy phòng.
Đảo bút toán điều chỉnh (adjust_transaction)
Kỹ thuật kế toán sinh ra một bút toán âm để triệt tiêu khoản ghi nhận sai và sinh một bút toán dương mới để ghi nhận đúng vào kênh thanh toán chuẩn mà không làm mất tính toàn vẹn của sổ sách.
Két tiền mặt quầy (Drawer Cash)
Ngăn kéo chứa tiền mặt tại quầy lễ tân do nhân viên ca trực chịu trách nhiệm vật chất. Cuối mỗi ca, tiền mặt thực tế phải được đếm và đối soát khớp 100% với số dư sổ quỹ.
Rút nộp Quản lý (Management Cash Withdrawal)
Thao tác rút bớt tiền mặt từ két quầy nộp cho Quản lý hoặc Chủ khách sạn giữa ca làm việc, bắt buộc người nhận tiền phải nhập Mã PIN Quản trị để xác nhận.
Mã VietQR động (Dynamic VietQR)
Mã QR thanh toán ngân hàng được sinh tự động ngay trên màn hình quầy, chứa sẵn số tài khoản thụ hưởng, số tiền chính xác đến từng đồng và nội dung chuyển khoản kèm số phòng.
4. Thuật ngữ Công nợ & Đối soát (Receivables)
Công nợ bảo lãnh (City Ledger)
Hình thức cho phép khách hàng rời đi mà chưa cần thanh toán tiền mặt tại quầy, chi phí được chuyển nợ vào tài khoản của doanh nghiệp, công ty lữ hành hoặc đối tác bảo lãnh.
Hạn mức tín dụng công nợ (Credit Limit)
Số tiền tối đa mà một đối tác hoặc khách đoàn được phép nợ khách sạn. Khi dư nợ chạm hạn mức, hệ thống sẽ cảnh báo và chặn nhận thêm đơn ghi nợ mới.
Công nợ trách nhiệm nhân viên (Staff Liability)
Khoản tiền phát sinh từ sự cố trong ca trực (nhân viên quên thu tiền hoặc khách rời đi chưa thanh toán) được tạm thời quy trách nhiệm cho nhân viên theo dõi và xử lý bồi thường.
5. Thuật ngữ Kiểm toán đêm & Tuân thủ pháp lý (Night Audit & Compliance)
Kiểm toán đêm (Night Audit)
Quy trình khóa sổ kế toán cuối ngày, giải quyết các ngoại lệ phòng quá hạn, đóng băng doanh thu ngày cũ và tự động chuyển ngày kinh doanh mới trên hệ thống.
Báo cáo chốt ngày (Z-Report)
Phiếu tổng kết toàn diện doanh thu, cơ cấu nguồn tiền và công suất phòng của một ngày kinh doanh, thường được in ra khổ giấy nhiệt K80 để lưu hồ sơ kế toán.
Khai báo tạm trú ANTT
Quy trình trích xuất hồ sơ nhân thân của toàn bộ khách lưu trú trong ngày gửi cơ quan Công an quản lý địa bàn theo đúng quy định của Luật Cư trú.
Sổ doanh thu Mẫu S2a-HKD
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC áp dụng cho hộ kinh doanh, tự động phân bổ doanh thu theo từng nhóm thuế suất 7% và 1.5%.
6. Thuật ngữ Chỉ số kinh doanh khách sạn (KPIs)
Tỷ lệ lấp đầy phòng (Occupancy Rate - Occ %)
Tỷ lệ phần trăm giữa số phòng có khách bán ra so với tổng số phòng kinh doanh sẵn có của khách sạn trong một khoảng thời gian.
Giá bán bình quân ngày (Average Daily Rate - ADR)
Mức giá trung bình mà khách hàng thực trả cho một phòng trong ngày, tính bằng tổng doanh thu phòng chia cho số phòng thực tế có khách ở.
Doanh thu trên mỗi phòng sẵn có (RevPAR)
Chỉ số quan trọng nhất đo lường hiệu quả kinh doanh toàn diện của khách sạn, tính bằng tích số giữa Giá bán bình quân (ADR) và Tỷ lệ lấp đầy (Occupancy Rate).
7. Thuật ngữ Tự động hóa & Bảo mật (Smart Automation & Security)
Hoạt động không cần mạng (Local-First)
Kiến trúc phần mềm lưu trữ toàn bộ dữ liệu trực tiếp trên máy tính quầy lễ tân. Mất kết nối Internet hoàn toàn không ảnh hưởng đến việc nhận trả phòng, bán minibar và in hóa đơn.
Bộ điều khiển ngắt điện chống gian lận (Anti-Fraud Power Controller)
Hệ thống rơ-le thông minh tự động cấp điện khi nhận phòng và tự động ngắt điện sau 30 giây khi trả phòng, chống thất thoát điện năng và ngăn ngừa nhân viên dùng phòng chui.
Mã PIN Quản trị (Admin PIN Override)
Mã số bảo mật 4 chữ số do Chủ khách sạn nắm giữ, dùng để phê duyệt tại chỗ các hành động nhạy cảm như sửa giá phòng, lùi giờ nhận phòng, chiết khấu và đảo bút toán.
Bảo vệ an ninh thời gian (ClockGuard)
Cơ chế an ninh tự động phát hiện và cảnh báo khi đồng hồ hệ thống trên máy tính bị ai đó chỉnh lùi về quá khứ để gian lận thời gian nhận phòng.