Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Tiếp nhận đơn OTA & Đóng bán phòng ​

Phân hệ: Quản lý đặt phòng
Áp dụng cho: Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Nhận đơn từ sàn OTA và chủ động đóng phòng để tránh bị đặt trùng khi sắp hết phòng.

1. Mục tiêu nghiệp vụ ​

  • Tiếp nhận đơn đặt phòng từ các kênh trực tuyến (Go2Joy, Agoda, Booking.com) và phân loại đúng nguồn thanh toán.
  • Đóng bán phòng chủ động khi số phòng trống xuống thấp nhằm ngăn chặn tình trạng đặt trùng phòng.

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị ​

  • Nắm rõ 2 hình thức: Khách đã thanh toán qua sàn (không thu tiền phòng tại quầy) hoặc Khách trả tiền tại quầy.
  • Quy định ngưỡng đóng phòng: Khi hạng phòng chỉ còn 1 phòng trống thì thực hiện đóng bán.

3. Các bước thao tác ​

Lịch ma trận đặt phòng trực quanHình: Lịch đặt phòng hiển thị các đơn đặt phòng từ sàn trực tuyến (Go2Joy, Agoda, Booking.com)

  1. Tìm và mở đơn đặt phòng từ sàn trực tuyến:
    • Bấm tổ hợp phím Ctrl + K hoặc vào mục "Đặt phòng".
    • Nhập mã đặt phòng trên điện thoại của khách (hoặc tên khách) để tìm đơn.
  2. Kiểm tra thông tin và gán phòng:
    • Kiểm tra hạng phòng, số đêm khách ở và ghi chú của khách (giường đôi, tầng cao...).
    • Bấm nút "Gán phòng" và chọn phòng trống sạch tương ứng trên sơ đồ.
  3. Xác nhận nhận phòng (F2):
    • Quét CCCD của khách để lưu thông tin tạm trú.
    • Bấm F2 hoặc bấm "Nhận phòng".
    • Lưu ý tiền phòng: Nếu đơn ghi Đã thanh toán qua sàn, không thu tiền phòng; nếu đơn ghi Thu tại quầy, tiến hành thu tiền theo quy định.
  4. Đóng bán phòng trên sàn khi sắp hết phòng:
    • Vào menu "Đặt phòng" $\rightarrow$ chọn "Lịch đặt phòng".
    • Tìm đến hàng của hạng phòng cần đóng và ngày cần đóng.
    • Bấm nút trạng thái: Chuyển từ "Mở bán" sang "Đóng phòng" (hiển thị biểu tượng ổ khóa đỏ).
    • Khi có khách hủy hoặc trả sớm, bấm nút chuyển lại về "Mở bán" để tiếp tục đón khách.

4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp ​

  • Không thu trùng tiền: Nếu đơn có nhãn màu xanh "Đã thanh toán qua sàn", tuyệt đối không thu tiền phòng của khách tại quầy lễ tân.
  • Xử lý khi lỡ bị trùng phòng: Nếu phòng đã hết mà sàn vẫn báo đơn mới: Báo ngay cho Quản lý ca trực để chuyển khách sang khách sạn đối tác gần nhất có tiêu chuẩn tương đương hoặc cao hơn.