Điều chỉnh bút toán khi nhập nhầm tiền

Phân hệ: Hóa đơn & Thu ngân
Áp dụng cho: Kế toán, Quản lý, Lễ tân
Mục tiêu: Sửa lỗi khi bấm nhầm tiền mặt thành chuyển khoản hoặc ngược lại mà không làm mất lịch sử sổ sách.

---

1. Mục tiêu nghiệp vụ

• Xử lý các sai sót khi chọn nhầm hình thức thanh toán (tiền mặt sang chuyển khoản hoặc ngược lại).
• Tạo giao dịch điều chỉnh bù trừ minh bạch theo nguyên tắc kế toán mà không xóa bỏ dữ liệu gốc.

---

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị

• Phát hiện ra giao dịch bị nhầm lẫn trong ca trực hoặc qua đối soát ca.
• Có sự đồng ý và xác thực mã PIN của Quản lý hoặc Kế toán trưởng.

---

3. Các bước thao tác

Hình: Mở chi tiết hóa đơn cần sửa và bấm nút Điều chỉnh giao dịch

1. Tìm hóa đơn cần điều chỉnh:
   • Vào menu "Thu ngân" $\rightarrow$ chọn mục "Hóa đơn".
   • Tìm kiếm theo số phòng hoặc mã hóa đơn $\rightarrow$ bấm mở hóa đơn cần điều chỉnh.
2. Mở chức năng điều chỉnh giao dịch:
   • Ở góc dưới chi tiết hóa đơn, bấm vào nút "Điều chỉnh giao dịch".
3. Cập nhật nội dung điều chỉnh:
   • Sửa hình thức thanh toán: Chuyển từ Tiền mặt sang Chuyển khoản VietQR (hoặc ngược lại).
   • Sửa số tiền hoặc món đồ: Nhập lại số tiền hoặc số lượng món đúng thực tế.
   • Nhập lý do sửa (ví dụ: Khách chuyển khoản nhưng lễ tân bấm nhầm tiền mặt).
4. Quản lý xác nhận bằng mã PIN:
   • Quản lý gõ mã PIN 4 số $\rightarrow$ bấm nút "Xác nhận điều chỉnh".
   • Sổ quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng lập tức cân bằng lại đúng với số liệu thực tế.

---

4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp

• Đối chiếu ngay trong ca trực: Khi phát hiện bấm nhầm, hãy thực hiện điều chỉnh ngay trong ca trực để đến giờ bàn giao ca tiền bạc được khớp chuẩn, không phải mất thời gian dò tìm chênh lệch.
• Không tự ý xóa hóa đơn: Hệ thống không cho phép xóa hóa đơn để đảm bảo chống gian lận và tuân thủ nguyên tắc kiểm toán tài chính.