Giao diện tối
Công nợ khách đoàn & Doanh nghiệp
Phân hệ: Quản lý công nợ
Áp dụng cho: Kế toán, Quản lý
Mục tiêu: Gộp chi phí nhiều phòng của cả đoàn để công ty thanh toán 1 lần sau khi kết thúc đợt lưu trú.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Tổng hợp toàn bộ chi phí lưu trú của đoàn khách vào một tài khoản công nợ duy nhất của doanh nghiệp.
- Xuất bảng kê chi tiết từng phòng gửi kế toán công ty đối chiếu và ghi nhận thu nợ chuyển khoản.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Đoàn khách đã hoàn tất thủ tục trả phòng tại quầy lễ tân.
- Có thông tin doanh nghiệp, hợp đồng lưu trú và người phụ trách thanh toán của đối tác.
3. Các bước thao tác
Hình: Màn hình ghi nhận tiền công ty chuyển khoản thanh toán hợp đồng đoàn
- Xem và xuất bảng kê chi tiết của đoàn:
- Vào mục "Công nợ" $\rightarrow$ chọn tab "Doanh nghiệp & Đoàn".
- Bấm vào tên công ty $\rightarrow$ chọn nút "Xuất bảng kê chi tiết" (định dạng Excel hoặc PDF).
- Bảng kê thể hiện đầy đủ: Số phòng, ngày nhận/trả, tiền phòng và các phụ thu được công ty duyệt chi.
- Gửi chứng từ đối chiếu cho đối tác:
- Gửi bảng kê kèm hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có yêu cầu) cho kế toán doanh nghiệp.
- Thỏa thuận thời hạn thanh toán theo đúng điều khoản trong hợp đồng.
- Ghi nhận khoản thanh toán chuyển khoản:
- Khi doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của khách sạn:
- Mở hồ sơ doanh nghiệp trên hệ thống $\rightarrow$ bấm nút "Thu nợ doanh nghiệp".
- Nhập số tiền nhận được và chọn ngân hàng nhận tiền.
- Xác nhận tất toán hợp đồng:
- Bấm "Xác nhận thanh toán" để cập nhật trạng thái hợp đồng thành Đã tất toán.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Doanh nghiệp thanh toán từng phần: Hệ thống hỗ trợ thu nợ từng phần, số dư còn lại sẽ tiếp tục được theo dõi cho đến khi thanh toán đủ 100%.
- Phụ thu cá nhân phát sinh: Chi phí minibar ngoài danh mục công ty chi trả phải được thu riêng từ khách lẻ ngay khi trả phòng.