Giao diện tối
Tổng quan quản lý công nợ khách sạn
Phân hệ: Quản lý công nợ
Áp dụng cho: Kế toán, Quản lý, Chủ khách sạn
Mục tiêu: Theo dõi minh bạch số tiền các sàn OTA và đối tác còn nợ khách sạn.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Phân loại và theo dõi minh bạch 4 nguồn công nợ chính: Sàn trực tuyến (OTA), Công ty lữ hành, Khách hàng thân thiết và Tạm ứng nội bộ.
- Kiểm soát hạn mức nợ và lịch sử phát sinh công nợ của từng đối tác để giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Có tài khoản đăng nhập với vai trò Kế toán, Quản lý hoặc Chủ khách sạn.
- Danh mục hồ sơ đối tác đã được thiết lập sẵn kèm hạn mức công nợ tối đa.
3. Các bước thao tác
Hình: Màn hình theo dõi số dư nợ và hạn mức nợ của các đối tác
- Truy cập phân hệ công nợ:
- Vào menu danh mục $\rightarrow$ chọn mục "Quản lý công nợ".
- Màn hình hiển thị danh sách tổng hợp số dư nợ phải thu của toàn bộ đối tác.
- Tìm kiếm và lọc hồ sơ đối tác:
- Nhập tên đối tác hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm nhanh.
- Chọn bộ lọc theo từng nhóm đối tác: Kênh sàn trực tuyến, Công ty du lịch, Khách quen, Nội bộ.
- Kiểm tra chi tiết số dư nợ:
- Nhấp vào từng đối tác để xem: Tổng số tiền đang nợ, hạn mức nợ tối đa và danh sách từng phòng phát sinh nợ.
- Ghi nhận thu hồi nợ:
- Bấm nút "Thu hồi nợ" khi đối tác chuyển khoản hoặc thanh toán tiền mặt để cấn trừ số dư tức thì.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Cảnh báo vượt hạn mức nợ: Nếu một đối tác vượt quá hạn mức nợ cho phép, hệ thống sẽ gắn nhãn cảnh báo đỏ và yêu cầu thanh toán trước khi nhận thêm đơn đặt phòng mới.
- Đối soát định kỳ: Kế toán nên chốt số liệu công nợ vào ngày 15 và 30 hàng tháng để gửi bảng kê đối chiếu kịp thời.