Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Luồng nhận phòng & Cấp điện tự động ​

Chuyên mục: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ (Workflows)
Áp dụng cho: Nhân viên Lễ tân, Thu ngân quầy, Quản lý ca trực
Thời gian thực hiện tiêu chuẩn: 3 – 5 giây cho mỗi lượt khách

1. Biểu đồ luồng quy trình tổng thể (Mermaid Workflow) ​

Dưới đây là biểu đồ trực quan mô tả tuần tự các bước từ khi khách bước vào quầy lễ tân đến khi nhận chìa/thẻ phòng và rơ-le thông minh tự động đóng điện phòng:

2. Giải thích chi tiết từng bước quy trình ​

Giai đoạn 1: Tiếp đón & Phân loại khách hàng ​

  • Khi khách tiến đến quầy lễ tân, nhân viên xác định khách thuộc nhóm nào:
    1. Khách đã đặt trước (Sàn OTA / Điện thoại): Lễ tân bấm Ctrl + K gõ tên khách hoặc mở Lịch đặt phòng để chọn đơn.
    2. Khách vãng lai: Lễ tân nhìn sơ đồ phòng, chọn một ô phòng màu xanh lá cây (Trống sạch) và nhấn phím F2 trên bàn phím.

Hộp thoại nhận phòng nhanh F2Hình 1: Hộp thoại Nhận phòng nhanh F2 tích hợp quét Căn cước công dân và chọn bảng giá thuê linh hoạt

Giai đoạn 2: Bóc tách thông tin nhân thân (0.2 giây) ​

Nhân viên lựa chọn 1 trong 4 cách nhập thông tin tùy thuộc vào trang thiết bị quầy:

  • Cách 1 — Máy quét mã vạch 2D USB (Khuyến nghị cao nhất): Cầm thẻ Căn cước công dân gắn chip của khách đưa mã QR trước mắt đọc của máy quét trong cự ly 10–15cm. Máy kêu "Bíp", phần mềm lập tức bóc tách và điền đầy đủ: Họ tên, Số CCCD 12 số, Ngày sinh, Giới tính và Địa chỉ thường trú 3 cấp hành chính.
  • Cách 2 — Webcam quầy lễ tân: Đưa thẻ trước camera quầy, nghiêng thẻ 10°–15° để chống chóa đèn trần, nhấn phím Spacebar để chụp ảnh nhận diện quang học.
  • Cách 3 — Kéo thả ảnh từ Zalo / Điện thoại: Khách gửi ảnh chụp CCCD qua Zalo quầy, lễ tân kéo thả ảnh vào khung nhận diện.
  • Cách 4 — Nhập tay thủ công: Gõ trực tiếp họ tên và số điện thoại của khách vào các ô nhập liệu.

Giai đoạn 3: Chọn gói thuê, Gán thẻ phòng & Thêm dịch vụ ​

  1. Chọn gói thuê: Click vào 1 trong 3 thẻ cước: Theo Giờ, Qua Đêm hoặc Theo Ngày. Mức giá và chính sách phụ thu được áp dụng tự động theo Bảng giá 18 Vectors.
  2. Gán thẻ phòng NFC: Nếu khách sạn sử dụng thẻ từ, lễ tân chạm thẻ phòng vào đầu đọc thẻ tại quầy để hệ thống lưu mã định danh thẻ.
  3. Thêm nhanh đồ minibar: Khách lấy thêm nước ngọt, mì tôm hay khăn lạnh mang lên phòng, lễ tân bấm nhanh phím tắt Alt+1..6 để ghi nợ vào phòng ngay lập tức.
  4. Nhập tiền cọc (nếu có): Nhập số tiền khách tạm ứng vào ô "Tiền đặt cọc", chọn hình thức nộp (Tiền mặt hoặc Chuyển khoản VietQR).

Giai đoạn 4: Kích hoạt hệ thống & Tự động bật điện ​

  1. Nhấn phím F1 hoặc bấm nút "Xác nhận nhận phòng".
  2. Hệ thống thực hiện chuỗi phản hồi tức thì (<100ms):
    • Ô phòng trên sơ đồ chuyển ngay sang màu đỏ (Đang ở).
    • Rơ-le điều khiển điện thông minh Tuya Zigbee tại phòng đóng tiếp điểm, cấp điện tức thì cho hệ thống đèn chiếu sáng và điều hòa không khí.
    • Khoản tiền cọc (nếu có) được định tuyến vào sổ quỹ ca trực.
    • Dữ liệu nhân thân khách được chuyển sang danh sách sẵn sàng xuất file khai báo tạm trú an ninh trật tự (ANTT).
  3. Lễ tân mỉm cười giao chìa khóa hoặc thẻ từ cho khách lên phòng nghỉ ngơi.