Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Quy trình chốt sổ ca đêm & Chuyển ngày làm việc ​

Phân hệ: Chốt sổ & Báo cáo
Áp dụng cho: Lễ tân ca đêm, Quản lý, Chủ khách sạn
Thời điểm thực hiện: Từ 23:30 đến 02:00 sáng hàng ngày (chỉ mất 3 phút)

1. Mục tiêu nghiệp vụ ​

  • Xử lý các phòng lưu trú quá hạn và các đơn đặt trước chưa đến trong ngày.
  • Đóng băng số liệu tài chính ngày cũ và chuyển hệ thống sang ngày kinh doanh mới một cách an toàn.

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị ​

  • Toàn bộ khách trả phòng trong ngày đã được thanh toán và in hóa đơn đầy đủ.
  • Thời điểm thực hiện thích hợp: Cuối ca đêm khi lượng khách ra vào đã ổn định (thường từ 23:30 đến 02:00 sáng).

3. Các bước thao tác ​

Bảng điều khiển chốt sổ đêmHình: Màn hình chốt sổ ca đêm hiển thị danh sách phòng cần xử lý và tổng tiền trong ngày

  1. Mở màn hình chốt sổ ca đêm:
    • Vào menu danh mục $\rightarrow$ chọn mục "Chốt sổ ca đêm".
    • Màn hình hiển thị ngày làm việc hiện tại, tổng doanh thu thu được và danh sách các phòng cần xử lý.
  2. Xử lý các phòng còn tồn đọng:
    • Phòng quá giờ trả: Nếu khách ở tiếp qua đêm nay $\rightarrow$ bấm "Gia hạn phòng" (hệ thống tự cộng thêm 1 ngày ở); nếu khách đã về mà quên bấm $\rightarrow$ bấm "Trả phòng".
    • Khách đặt trước chưa đến: Nếu khách hẹn sáng mai đến $\rightarrow$ bấm "Giữ phòng sáng mai"; nếu khách hủy hoặc không đến $\rightarrow$ bấm "Khách không đến" để giải phóng phòng.
    • (Có thể bấm nút "Gia hạn tất cả" để xử lý nhanh toàn bộ phòng hợp lệ).
  3. Kiểm tra số liệu tổng kết ngày:
    • Kiểm tra lại tổng tiền mặt, tiền chuyển khoản và tiền phòng trong ngày trên màn hình tổng hợp.
  4. Khóa sổ và chuyển sang ngày làm việc mới:
    • Bấm nút đỏ: "Khóa sổ & Chuyển ngày mới".
    • Hệ thống tự động khóa ngày cũ, chuyển sang ngày hôm sau và in phiếu tổng kết doanh thu ngày.

4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp ​

  • Mỗi ngày chỉ chốt sổ đúng 1 lần: Khi đã bấm Khóa sổ, hệ thống sẽ chốt dứt điểm ngày hôm đó. Hãy đảm bảo các lượt khách trả phòng trong ngày đã được thanh toán đầy đủ trước khi bấm khóa sổ.
  • In lưu phiếu tổng kết ca đêm: Sau khi khóa sổ thành công, máy in sẽ in bảng tổng kết doanh thu ngày để kẹp lưu chứng từ tài chính gửi Quản lý.