Giao diện tối
Hủy nhận phòng nhầm & Trả lại phòng sạch
Phân hệ: Lễ tân & Sơ đồ phòng
Áp dụng cho: Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Sửa lỗi khi lỡ bấm nhầm phòng, hoàn tiền cọc và đưa phòng về màu xanh để đón khách khác.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Hủy bỏ lượt nhận phòng do thao tác nhầm lẫn tại quầy (bấm nhầm số phòng, khách đổi ý không ở).
- Đưa trạng thái phòng về ngay màu xanh lá cây (Trống sạch) mà không ghi nhận doanh thu ảo hay làm bẩn phòng.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Thao tác chỉ thực hiện khi khách chưa vào sử dụng đồ dùng trong phòng.
- Có sự xác nhận của Quản lý nếu phòng đã nhận quá 15 phút.
3. Các bước thao tác
Hình: Bấm chuột phải vào ô phòng chọn Hủy nhận phòng nhầm
- Chọn phòng bấm nhầm:
- Trên sơ đồ phòng, bấm chuột phải vào phòng màu đỏ đã bấm nhầm $\rightarrow$ chọn "Hủy nhận phòng nhầm".
- Nhập lý do hủy thao tác:
- Chọn hoặc gõ lý do: Bấm nhầm số phòng, Khách đổi ý rời đi ngay.
- Nếu trước đó đã thu tiền cọc, hệ thống sẽ tự động trừ tiền cọc ra khỏi két để hoàn lại cho khách.
- Xác thực mã PIN Quản trị (nếu có):
- Nếu phòng vừa nhận dưới 15 phút: Lễ tân được phép tự xác nhận.
- Nếu phòng đã ở quá 15 phút: Cần Quản lý trực tiếp nhập mã PIN để xác nhận nhằm chống gian lận.
- Xác nhận hoàn tất:
- Bấm nút "Xác nhận hủy".
- Ô phòng lập tức chuyển về màu xanh lá cây (Trống sạch) sẵn sàng đón khách mới.
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Khách đã sử dụng trang thiết bị: Nếu khách đã vào phòng dùng giường hoặc uống nước (dù chỉ 10 phút), không được dùng chức năng Hủy nhận phòng nhầm. Trường hợp này phải làm thủ tục Trả phòng (F9) và tính tiền thuê theo giờ theo quy định.
- Hoàn tiền cọc cho khách: Kiểm tra lại số tiền cọc hoàn lại trong sổ quỹ để đảm bảo tiền mặt trong két khớp với sổ sách.