Giao diện tối
Quản lý đặt phòng đoàn & Hóa đơn gộp
Phân hệ: Quản lý đặt phòng
Áp dụng cho: Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Quản lý các đoàn khách từ 3 phòng trở lên, phân phòng nhanh và gộp hóa đơn thanh toán.
1. Mục tiêu nghiệp vụ
- Đặt phòng nhanh cho đoàn khách du lịch hoặc doanh nghiệp từ 3 phòng trở lên trong một thao tác.
- Thiết lập phòng trưởng đoàn để gộp toàn bộ chi phí và tiền cọc thanh toán tập trung.
2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị
- Danh sách số lượng phòng theo từng hạng và lịch trình đến/đi của đoàn.
- Thỏa thuận về số tiền đặt cọc và chính sách thanh toán với trưởng đoàn.
3. Các bước thao tác
Hình: Màn hình theo dõi tiến độ nhận phòng và trả phòng của cả đoàn
- Nhập thông tin đoàn khách:
- Vào menu "Đặt phòng" $\rightarrow$ chọn "Khách đoàn" $\rightarrow$ bấm "Tạo đoàn mới".
- Nhập tên đoàn (ví dụ: Đoàn Du Lịch Hải Nam), tên trưởng đoàn, số điện thoại, ngày giờ đến và đi.
- Chọn danh sách phòng lưu trú:
- Chọn số lượng phòng theo từng hạng (ví dụ: 3 phòng Đơn, 5 phòng Đôi).
- Bấm nút "Tự động gán phòng" để hệ thống tự xếp các phòng nằm cùng tầng hoặc gần nhau.
- Chọn 1 phòng làm Phòng trưởng đoàn (nơi lưu giữ cọc và hóa đơn chung).
- Nhập cọc và hoàn tất tạo đoàn:
- Nhập số tiền cọc của đoàn (ví dụ: 30% đến 50% tiền phòng).
- Chọn hình thức nhận cọc (Tiền mặt hoặc Chuyển khoản VietQR) $\rightarrow$ bấm "Hoàn tất tạo đoàn".
- Đón khách theo đoàn linh hoạt:
- Các thành viên trong đoàn có thể đến rải rác: Lễ tân chỉ cần mở màn hình đoàn và bấm nhận phòng cho từng phòng khi khách đến mà không cần đợi cả đoàn đến đủ.
Hình: Cửa sổ tạo đoàn: Thông tin đoàn, danh sách phòng và tiền đặt cọc
4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp
- Quyết toán hóa đơn đoàn: Khi đoàn trả phòng, mở phòng trưởng đoàn để in hóa đơn tổng hợp thanh toán cho cả đoàn.
- Tách riêng chi phí dịch vụ cá nhân: Các khoản nước uống, minibar riêng lẻ của từng phòng nếu trưởng đoàn không chi trả sẽ được tách ra thu riêng tại quầy.