Hướng Dẫn Reluk PMS

Giao diện tối

Đổi lịch lưu trú & Xử lý khách không đến ​

Phân hệ: Quản lý đặt phòng
Áp dụng cho: Lễ tân, Quản lý
Mục tiêu: Dời ngày ở cho khách giữ nguyên cọc hoặc giải phóng phòng khi khách không đến.

1. Mục tiêu nghiệp vụ ​

  • Thay đổi ngày nhận/trả phòng linh hoạt cho khách đặt trước mà vẫn bảo lưu số tiền cọc đã thu.
  • Giải phóng phòng kịp thời khi khách đặt trước nhưng không đến nhận phòng theo lịch hẹn.

2. Điều kiện tiên quyết & Chuẩn bị ​

  • Có mã đơn đặt phòng hoặc số điện thoại của khách hàng.
  • Nắm rõ quy định về thời hạn giữ phòng và chính sách bồi thường phòng trống của khách sạn.

3. Các bước thao tác ​

  1. Tìm kiếm đơn đặt phòng:
    • Nhấn Ctrl + K hoặc vào mục "Đặt phòng" tìm theo tên hoặc số điện thoại của khách.
  2. Dời ngày lưu trú cho khách:
    • Bấm nút "Sửa lịch trình" trên đơn đặt phòng.
    • Chọn ngày nhận và ngày trả phòng mới. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra phòng trống.
    • Thu thêm tiền chênh lệch (nếu ngày mới rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ) và bấm "Lưu cập nhật".
  3. Liên hệ xác minh khi quá giờ hẹn:
    • Khi đã quá giờ hẹn nhận phòng mà khách chưa đến, gọi điện thoại cho khách theo số trên đơn đặt phòng để hỏi tình hình.
  4. Xử lý trạng thái khách không đến:
    • Mở đơn đặt phòng $\rightarrow$ bấm nút "Khách không đến".
    • Hệ thống tự động giải phóng phòng trên sơ đồ thành màu xanh lá (Trống sạch) để bán cho khách khác.
    • Số tiền đặt cọc được giữ lại làm chi phí bồi thường phòng trống theo chính sách khách sạn.

4. Lưu ý & Xử lý tình huống thường gặp ​

  • Giờ chốt phòng không cọc: Đối với đơn đặt miệng không có tiền cọc: Khách sạn nên quy định giờ chốt giữ phòng (ví dụ sau 18:00 hoặc 20:00). Nếu quá giờ mà khách không liên hệ, lễ tân được quyền hủy giữ chỗ để xếp cho khách vãng lai tại quầy.
  • Khách xin hủy trước 24 giờ: Nếu khách thông báo trước, mở đơn $\rightarrow$ bấm "Hủy đơn đặt phòng" và chọn hoàn tiền cọc hoặc bảo lưu tiền cọc cho lần lưu trú tiếp theo.